Para los profesionales con experiencia, decir "no" puede ser más difícil de lo que parece, especialmente cuando construyeron su reputación sobre la base de la confianza, la capacidad de trabajo y la disposición para asumir nuevos desafíos. Muchos temen que rechazar una solicitud decepcione a sus compañeros, afecte sus relaciones laborales o reduzca sus posibilidades de ascenso.

Sin embargo, aceptar constantemente responsabilidades que ya no responden a sus prioridades puede provocar frustración, afectar la concentración y quitarles tiempo para las tareas más importantes. A continuación, los integrantes del Consejo de Coaches de Forbes explican cómo aprender a decir "no", revisar los compromisos asumidos y administrar mejor el tiempo y la energía para alcanzar sus objetivos profesionales.

1. Delegar actividades y tareas de menor responsabilidad

A los profesionales de alto rendimiento les cuesta decir "no" porque desconfían de que otras personas puedan hacer el trabajo tan bien como ellos. Como coach especializada en gestión del tiempo, siempre les recuerdo a mis clientes que, si alguien puede realizar una tarea al 80% de su nivel de desempeño, delegarla suele ser la mejor decisión, salvo que se trate de una actividad de gran impacto. La pregunta es: ¿alcanza con obtener una B en lugar de una A+? Si la respuesta es sí, conviene rechazar las tareas menos importantes para concentrarse en aquellas que realmente requieren un resultado excelente. - Elizabeth Saunders, Real Life E

2. Reemplazar el "sí" automático por alternativas concretas

Muchas personas tienden a aceptar más trabajo cuando se lo piden porque relacionan esa actitud con ser buenos profesionales y compañeros de equipo. Para cambiar este hábito, es necesario dejar de elegir siempre la opción más fácil. A veces, resulta mucho más útil responder: "No puedo hacer esto, pero sí puedo ofrecerte esta alternativa". El problema de aceptar todas las solicitudes es que no queda margen de maniobra cuando aparece una verdadera emergencia. - Kathy Bernhard, KFB Leadership Solutions

3. Alinear los compromisos y establecer límites según las fortalezas personales

En mi trabajo con altos directivos, observo que decir "sí" constantemente suele convertirse en parte de su identidad profesional. Es la manera en que se ganaron la confianza de los demás y demostraron su capacidad, mientras que el síndrome del impostor puede hacer que cada negativa parezca una decisión arriesgada. Para cambiar esta situación, el primer paso es conocerse mejor: identificar las propias fortalezas, reconocer dónde se puede aportar más valor y utilizar ese conocimiento para tomar decisiones. 

Establecer límites no significa retroceder, sino encontrar la manera de que los líderes mantengan su capacidad de generar resultados. - Susan Murray, Clearpath Leadership

4. Identificar qué se busca proteger al decir "sí"

Para muchos profesionales exitosos, decir "sí" se convierte en una forma de demostrar su capacidad, compromiso y confiabilidad. Para cambiar este hábito, primero es necesario comprender qué se intenta proteger al aceptar una solicitud. Antes de asumir una nueva responsabilidad, conviene preguntarse: "¿Qué se verá perjudicado si acepto y realmente vale la pena ese sacrificio?". Establecer límites resulta más sencillo cuando las decisiones se toman en función de las prioridades y no por un sentimiento de culpa. - Paula Johnston, Neucoach

5. Aprender a decir "no" con seguridad y respeto

A veces decimos "sí" simplemente porque no sabemos cómo rechazar una solicitud. Nos preocupa decepcionar a los demás, tenemos en cuenta las relaciones de poder dentro de la organización y queremos mostrarnos dispuestos a ayudar. Aprender a decir "no" de manera respetuosa, incluso cuando implica dar marcha atrás con un compromiso previo, requiere tiempo, práctica y capacidad para comunicar las decisiones. Sin embargo, encontrar las palabras adecuadas permite establecer límites y evitar asumir más responsabilidades de las que podemos cumplir. - Joelle Jay, Leadership Research Institute

6. Evaluar si cada solicitud justifica el tiempo que requiere

Los profesionales de alto rendimiento suelen relacionar la disposición a decir "sí" con su valor dentro de una organización. Por eso, rechazar una solicitud puede generarles la sensación de estar perdiendo una oportunidad, decepcionando a otros o poniendo en duda sus capacidades. Mi recomendación es reemplazar la aceptación automática por una pregunta: "¿Realmente vale la pena dedicarle tiempo a esto ahora?". Establecer límites se vuelve más sencillo cuando comprendemos que aceptar una responsabilidad también significa renunciar a dedicar ese tiempo a otra actividad. - Dr. Sariki Abungwo, Blesatech Consultancy Services

7. Definir las prioridades y evaluar cada solicitud en función de ellas

Los profesionales exitosos suelen asociar su valor con la confianza que generan en los demás, por lo que decir "no" puede parecerles un riesgo para su reputación. Durante mucho tiempo, aceptar nuevas responsabilidades les permitió obtener reconocimiento, hasta que esa disposición se convirtió en una expectativa permanente. 

Para cambiar esta dinámica, lo primero es identificar las prioridades y evaluar cada solicitud en función de ellas. En lugar de rechazar directamente una tarea, se pueden plantear alternativas como: "Sí, siempre que pueda dejar de lado alguna de mis responsabilidades actuales". Los límites son más fáciles de mantener cuando se presentan como una manera de proteger los resultados y no como una forma de evitar el trabajo. - Steven Dealph, Dealph Consulting Partners

8. Dar el ejemplo al establecer límites en el trabajo

Las personas que sienten la necesidad de demostrar constantemente su capacidad profesional suelen aceptar más responsabilidades de las que deberían. En cambio, los profesionales con experiencia saben gestionar sus limitaciones y ayudar a sus equipos a desarrollar las habilidades y la confianza necesarias para hacer lo mismo. Sin embargo, recomendar a otros que establezcan límites tiene poco valor si uno mismo no sabe cómo hacerlo o considera que su manera de trabajar es la única correcta. Creer que siempre se sabe qué es lo mejor para los demás puede ser una señal de que también existen dificultades para establecer los propios límites. - Jay Steven Levin, WinThinking

9. Proteger el tiempo de las tareas que no favorecen el crecimiento profesional

Para las mujeres que ocupan puestos de liderazgo, asumir tareas que no contribuyen a sus posibilidades de ascenso puede convertirse en un obstáculo importante para su desarrollo profesional. 

Ante solicitudes para realizar actividades administrativas, como organizar celebraciones o participar en comités sin reconocimiento, existen distintas maneras de establecer límites sin generar conflictos: 1. Revisar la agenda para comprobar que las tareas estén alineadas con las prioridades estratégicas; 2. Aprender a redirigir las solicitudes hacia actividades más relevantes; 3. Implementar sistemas de rotación para distribuir las responsabilidades y 4. Reservar tiempo para proyectos que generen resultados de mayor impacto. - Kelly Huang, Coach Kelly Huang

10. Revisar el hábito de decir "sí" antes de que tenga consecuencias

Observé que a los profesionales con más experiencia suele costarles más decir "no" que a sus colegas. Esto se relaciona con sus primeros años de carrera, cuando los cambios ocurrían con menor rapidez y aceptar nuevas responsabilidades era una manera de alcanzar el éxito. Sin embargo, en un entorno donde las transformaciones son constantes, es necesario reconsiderar ese hábito.

 Mientras los profesionales de menor jerarquía aprendieron a establecer límites de manera más eficaz, las organizaciones siguen aumentando las exigencias sobre quienes siempre están dispuestos a aceptar nuevas tareas. Esta situación deja a los trabajadores más experimentados en una posición difícil y puede terminar afectando tanto su salud mental como física. - Jill Helmer, Jill Helmer Consulting

*Este artículo fue publicado originalmente por Forbes.com