Hace poco abrí un correo del trabajo que se extendía en párrafos cargados de metáforas deportivas —que no siempre caen bien entre quienes no siguen el deporte—, gritos de guerra y emojis. En algún rincón de ese torrente de palabras, creo que había información importante e incluso una fecha límite concreta. Pero cuando por fin encontré algo útil, ya estaba irritado.

Supongo que la mayoría de quienes recibieron ese correo ni siquiera se molestaron en leer más allá del primer emoji o GIF. Cada vez que llega un mensaje así, en vez de motivarme, me da menos ganas de abrir el siguiente del mismo remitente.

Le reconozco el intento: mostró creatividad y voluntad de generar cierta camaradería. Pero los correos laborales deberían servir para que el trabajo sea más sencillo. Cuando el contenido se esconde bajo demasiada decoración, volumen o relleno, los empleados dejan de leer, se incumplen los plazos y la frustración crece.

Las razones por las que muchos empleados ignoran los correos electrónicos en el trabajo

En muchas oficinas, los correos electrónicos laborales dejaron de ser una herramienta útil y se convirtieron en un obstáculo. Abundan los mensajes que distraen, saturan o directamente no aportan nada. Estas son las principales razones por las que cada vez más empleados dejan de leer los correos del trabajo y qué elementos hacen que valga la pena prestarles atención.

Correos recargados que cansan

Los mensajes llenos de metáforas, eslóganes de temporada o frases motivadoras pueden parecer simpáticos para quien los escribe, pero agotan a quien los recibe. Cuando cada línea parece salida de una charla de autoayuda, la mayoría deja de buscar lo importante. Un recordatorio claro y directo siempre funciona mejor.

Demasiados correos que no dicen nada

Quienes envían mensaje tras mensaje sin aportar contenido nuevo terminan por ser ignorados. Y eso se vuelve un problema cuando, finalmente, aparece algo importante: ya nadie lo lee. Menos correos y más contenido real es lo que marca la diferencia.

Esconder la información clave

Cuando el mensaje se extiende en párrafos y no va al punto, el lector se cansa. Si una tarea o una fecha límite no aparecen al principio, es probable que el destinatario solo lo hojee y se le pase lo más importante.

Muros de texto que espantan

Los bloques largos de texto hacen que leer un correo parezca una carga. Muchos ven el mensaje, lo cierran y se prometen volver más tarde. Pero la mayoría no lo hace. Dividir en párrafos cortos o usar viñetas puede hacer que un correo se lea en vez de ignorarse.

Líneas de asunto poco claras

Escribir asuntos como "Actualización rápida" o "Información breve" no ayuda. Quien recibe el correo necesita saber de inmediato si tiene que abrirlo o puede dejarlo para después. Los asuntos claros y específicos demuestran respeto por el tiempo del otro. Hace poco, alguien escribió "Usar este enlace" en el asunto. Fue muy útil cuando necesité buscarlo más tarde: simplemente escribí esa frase y apareció.

La falsa urgencia desgasta

Si todos los mensajes dicen "urgente" o "lo antes posible", la palabra pierde peso. La próxima vez que algo sí sea urgente, ya nadie lo va a creer. Exagerar la urgencia solo desgasta la confianza.

Copias innecesarias y cadenas eternas

Recibir copias de conversaciones que no te involucran es una de las maneras más rápidas de saturar una bandeja de entrada. Cuando los empleados sienten que están atrapados en hilos que no les importan, dejan de prestar atención.

Jerga y acrónimos que alejan

Los correos llenos de términos técnicos, abreviaturas o siglas extrañas obligan a descifrar antes de entender. En vez de incluir a todos, generan barreras. Escribir de forma clara y entendible para cualquiera dentro de la organización siempre es más efectivo.

Mensajes para aparentar que se trabaja

A veces, los correos no buscan informar, sino demostrar que alguien está haciendo algo. Se repite lo obvio, se explican cosas simples como si fueran complejas o se reformula lo que ya se dijo. Estos mensajes se detectan rápido y pierden valor enseguida.

Sin un llamado claro a la acción

Un correo que no indica qué hay que hacer después suele ignorarse. Si el lector no sabe cómo avanzar, probablemente no haga nada. Incluso una frase como "no hace falta responder" ayuda a saber cómo actuar.

Correos que exageran logros o buscan exponer a otros

Algunos usan los correos para autopromocionarse o poner en evidencia a colegas. Copian a jefes para destacar, o los agregan en copia oculta para sorprender a otros. Este tipo de maniobras genera desconfianza, incomoda a los equipos y suele tener un efecto contrario al buscado. La comunicación efectiva es directa, clara y respetuosa. Si un correo parece una actuación o una trampa, difícilmente funcione.

Lo que los empleados esperan de los correos electrónicos en el trabajo

El motivo principal por el que muchos empleados ignoran los correos laborales es simple: sienten que no se respeta su tiempo. La gente espera una comunicación que les sirva para hacer su trabajo, no mensajes que parezcan pensados para rellenar espacios o marcar presencia.

Cuando los correos son confusos, vagos o llegan en exceso, los empleados se terminan desconectando. Es una reacción lógica, pero tiene consecuencias: la información importante no se lee y eso perjudica el funcionamiento de toda la organización.

Quieren menos correos, y que cada uno sea fácil de leer. Buscan líneas de asunto que realmente indiquen de qué se trata el mensaje. Quieren encontrar la información clave desde el comienzo, no escondida al final. Esperan una comunicación directa, respetuosa y útil. Nada más, pero tampoco nada menos.

Cómo lograr que valga la pena leer los correos del trabajo

Trabajé con alguien que enviaba el mismo mensaje copiado y pegado a todos, diciéndoles que eran los mejores. Nada desmotiva más que descubrir eso. No solo les hacía perder el tiempo a todos, sino que también dejaba en claro que el mensaje era falso.

Los correos laborales deberían hacer que el trabajo sea más fácil, no más difícil. Cuando están recargados o no dicen nada, los empleados dejan de leer. En cambio, cuando son claros, concretos y respetan el tiempo del otro, captan la atención. Muchas veces, la diferencia entre que un correo se lea o se ignore depende de una sola pregunta: ¿este mensaje ayuda al destinatario a hacer mejor su trabajo o es solo ruido?

Nota publicada por Forbes US