En el mundo gastronómico, pocos comprenden tan bien la importancia de la coherencia como Rodrigo Ayala, director y fundador de Octopus, una consultora de arte culinario que nació con la idea de ofrecer soluciones reales para un sector que muchas veces crece sin estructura. Gracias a su extensa trayectoria, Ayala se transformó en una de las voces más lúcidas al momento de analizar aciertos y errores frecuentes en la creación de proyectos gastronómicos.
Se formó en el ámbito hotelero y trabajó en iniciativas de alta exigencia, entre ellas estancias Relais & Châteaux como La Bamba de Areco, hoteles boutique como Gualamba en Chaco y restaurantes de autor en Santiago de Chile. El especialista tiene una idea firme: la gastronomía es, ante todo, una forma de comunicación. Y Octopus nació desde esa convicción. Conformada por un equipo interdisciplinario, la consultora se organiza en ocho áreas que trabajan de manera coordinada, como los tentáculos del animal que inspira su nombre. Cada área cubre una dimensión del negocio gastronómico: creación de identidad de marca, diseño de menú, arquitectura sensorial, comunicación, recursos humanos y gestión operativa. Todo con un solo objetivo: que cada proyecto respire una misma esencia.
En estos años, Octopus impulsó propuestas con formatos que incluyeron pícnics de lujo, menús por pasos en barcos, pop-ups breves en locaciones alejadas o desfiles de moda con bocados pensados para cada estética. Según explican desde la consultora, esa capacidad de cruzar disciplinas es lo que permite que una experiencia gastronómica deje de ser solo comida y se convierta en una historia.
Para Ayala, hoy la gastronomía necesita una mirada más amplia y consciente. "Las empresas deben aprender a conectar el placer con los negocios", afirma. Según su lectura, un restaurante, un hotel o una marca que entiende esa lógica logra fidelizar desde la emoción y construir relaciones duraderas. Con esa mirada como punto de partida, Ayala señala los cinco errores más comunes que se repiten al querer iniciar un negocio gastronómico.
1. No tener una identidad definida en su línea de cocina y filosofía de marca.
"En muchos proyectos, se nota una disociación entre elementos que deberían estar íntimamente ligados", advierte Ayala. "La marca que los comensales esperan ver reflejada en la mesa, la atmósfera del lugar, la disposición del espacio, el estado del baño o la forma en que se presenta un plato: todo eso construye una misma identidad", añade.
Para el referente gastronómico, ese desajuste entre las partes suele nacer de una mirada fragmentada: "Muchas veces estas piezas se trabajan por separado, como si no formaran parte de una experiencia unificada", observa el especialista, y agrega que "lo comunicacional también dice mucho al respecto". Ayala resume la idea de manera contundente: "En el fondo, construir una marca es eso: lograr que todos los elementos se integren para crear una experiencia coherente".
Al referirse al proceso de creación de un restaurante, el director de Octopus señala que nada permanece fijo. "Un restaurante es algo en movimiento, pendular. Hay una intención inicial, sí, pero después todo se va calibrando con la llegada de la clientela", explica.
Y cierra con una reflexión que condensa su mirada sobre el rubro: "Si la base no está bien construida desde el principio, si los elementos que hacen a la experiencia no están pensados de forma conjunta, lo que se vive en la mesa puede disfrutarse o padecerse. Por eso es importante mirar el todo. La experiencia del comensal se forma a partir de muchos elementos que deben estar en sintonía".
2. Evitar y reducir los tiempos de pre-opening y marcha blanca.
"Un ejemplo que me toca de cerca: ahora mismo estoy en la apertura de un local en Castelar, en el barrio donde crecí", cuenta Ayala, mientras repasa los detalles del proceso. "Hicimos una marcha blanca de 10 a 12 días y también un preopening que duró otros 12. En total, fue un proceso de alrededor de un mes".
El director de Octopus asegura que esa inversión de tiempo fue clave para el resultado: "Ese mes tiene un costo, pero hacerlo como corresponde, siguiendo cada paso, fue una decisión acertada", señala. "Pudimos ajustar muchísimas cosas: la sala, el servicio, la llegada del cliente, la arquitectura del lugar, la cocina, el aroma de los platos, el emplatado, el ritmo del servicio, incluso el discurso de los camareros, que debe ser parte de su capacitación".
Ayala reconoce que no todos los gastronómicos adoptan esa metodología. "Es un momento sumamente valioso, aunque muchos lo saltean y simplemente abren", lamenta. "Dicen que tienen todo listo, todo preparado, pero no hacen estas instancias previas como el preopening".
Con tono reflexivo, el consultor insiste en la importancia de esos pasos intermedios. "Tanto la marcha blanca como el preopening son momentos claves para ajustar lo necesario", explica y advierte que "hay quienes lo esquivan porque creen que ya están listos, y entonces salen a la cancha sin medir bien si esos kilómetros que corren están realmente ganados o si los están improvisando sobre la marcha".
3. No prever los costos y las finanzas generales de la diaria del negocio
"Muchas veces se cometen errores cuando no se define una estrategia clara", advierte Ayala, al analizar las fallas más comunes en el sector gastronómico. "Ese 'vamos bien y le vamos dando' no sirve en una industria tan cíclica como la nuestra", insiste.
El consultor gastronómico enfatiza que el primer paso para evitar desvíos es contar con una planificación precisa: "Es fundamental tener un plan proyectado, con un P&L (estado de resultados) bien trazado", sostiene. "Esa planificación inicial funciona como un compás: marca el ritmo para que el negocio no necesite ni inyecciones ni retiros de dinero. Se trata de encontrar el punto de equilibrio".
Para Ayala, la clave está en lograr coherencia entre lo económico y lo conceptual. "Ese diálogo entre los números y lo que uno quiere construir es lo que transforma una idea en un proyecto viable", afirma.
El empresario explica que el orden de los pasos es clave: "Una vez que consigo el lugar, no empiezo con el 'vamos viendo' ni con 'tengo esta plata'. Primero defino qué tipo de comida quiero ofrecer y qué concepto quiero desarrollar". Según el especialista, las marcas que sobresalen en el mercado lo hacen porque entienden esa lógica. "Ya tienen todo esto muy aceitado. Por eso están protegidas de muchos errores: porque trabajan de forma profesional", remarca.
En contraposición, advierte sobre un error frecuente entre los emprendedores sin experiencia en el rubro: "Cuando alguien que no es del sector cree que abrir un restaurante es algo sencillo, como montar un showroom atractivo, muchas veces termina mal. Gasten plata que ni siquiera habían previsto y el negocio se les va de las manos".
4. Lograr consistencia y calidad en todos los procesos
"Una marca que no tiene estándares definidos no puede garantizar calidad ni sostenerla en el tiempo. Si no cuenta con un manual de procedimientos, de procesos, de marca o incluso algo tan específico como un instructivo para el armado de mesas, está incompleta. Todo eso es clave y requiere una capacitación intensa, tanto para los dueños como para los líderes y para quienes integran el equipo del proyecto", asegura Ayala.
El experto advirtió que "es muy frustrante recibir un desayuno un jueves, volver al día siguiente a pedir lo mismo y encontrarse con algo que cambia, no digo por completo, pero sí en un 30%". Eso en una marca seria no pasa. Trabaja mucho para lograr esa consistencia". Para el director de la consultora gastronómica, la clave está en mantener la coherencia. "Un restaurante de 3 estrellas no puede permitirse ese tipo de fallas. Un lugar de lujo tampoco. Por eso invierten fuerte en capacitación, en definir estándares y en entender que la calidad también es mantener la coherencia", señaló.
Sobre la importancia de la repetición como atributo, explicó: "Un brunch tiene que ser siempre igual. Está pensado para eso y el cliente llega con esa expectativa. Me gusta mucho la palabra 'habitué' porque define justo esa idea: voy seguido a un lugar porque algo me invita a volver. Y quiero encontrar siempre lo mismo".
Consultado sobre el vínculo entre calidad y cantidad, Ayala sostuvo que "la calidad no siempre está relacionada con la cantidad". "Las cartas demasiado amplias ya no responden a lo que pide el mercado actual. Hoy hay una tendencia clara hacia propuestas más acotadas, pensadas para ser revisadas por estación y con agilidad", precisa.
5. Exhaustiva búsqueda de RR. HH. en todas las áreas
"Si no tenés una base sólida, no hay estructura que aguante. Un gerente o manager de restaurante con formación, compromiso y una línea profesional clara es fundamental. Sin eso, no hay buen equipo de cocina ni atención de sala consistente. Y cuando eso falla, se desmoronan las áreas más sensibles del restaurante", advierte el director de Octopus.
Para el fundador de la consultora, el contexto actual exige más preparación: "Hoy, la exigencia atraviesa todas las áreas. Y eso nos obliga a tener siempre cuadros de reemplazo a mano. Los tiempos son más cortos; la rotación es alta. Ya no hay tantos apasionados como antes".
Por eso, insiste el consultor, "retener a tiempo a una persona clave". "Es una forma de cuidar la calidad y la consistencia", subraya Ayala. Desde su experiencia, la clave está en actuar desde el inicio: "Se trata de ofrecer desde el principio herramientas concretas para que la experiencia laboral mejore con el tiempo; es una acción de recursos humanos que tiene un impacto directo. Motiva, sí, pero sobre todo retiene".