Cada vez más trabajadores buscan una manera de equilibrar la productividad con el bienestar durante su jornada. En ese intento, el timeboxing —bloquear tiempo en el calendario para enfocarse en una tarea— les permite proteger los momentos de concentración. 

Según el informe "Estado del Trabajo Híbrido" de Owl Labs, publicado en 2024, el 58% de quienes trabajan bajo un esquema híbrido usa el timeblocking para controlar su rutina y evitar reuniones impuestas.

¿Por qué el timeboxing gana relevancia?

En un trabajo atravesado por notificaciones constantes, límites difusos entre lo laboral y lo personal, y prioridades que cambian, la posibilidad de organizar el tiempo con intención ya no apunta solo a hacer más, sino también a cuidar la salud mental. 

Muchos empleados, sin importar el cargo, reconocen que pasan el día revisando mails, contestando mensajes en Slack o saltando de una tarea a otra. Así, dejan de lado trabajos más complejos que podrían resultar más deseables, interesantes o satisfactorios, pero que requieren un nivel alto de enfoque.

Los datos de Owl Labs muestran que los millennials lideran el uso de esta práctica: el 57 % bloquea su calendario, contra el 14 % de la Generación Z, el 22 % de la Generación X y apenas el 7 % de los baby boomers.

El 64% de quienes trabajan en oficinas a tiempo completo organiza su tiempo, frente al 28% de los que tienen un esquema híbrido y apenas el 8% de quienes trabajan de forma remota. Tiene sentido. Yo empecé a organizar mi tiempo cuando iba todos los días a la oficina. Los espacios abiertos pueden servir para colaborar, pero suelen ser un desastre cuando necesitás concentrarte y hacer trabajo profundo. 

Es casi imposible tener momentos sin interrupciones para uno mismo o para enfocarse en lo importante. Si querés disfrutar del trabajo y al mismo tiempo sostener la productividad, la calidad y el bienestar, tenés que priorizar tu tiempo. El calendario es la herramienta principal para moverse en este tipo de ambiente exigente.

¿Qué es el bloqueo de tiempo?

El bloqueo de tiempo consiste en dividir el día en bloques destinados a tareas específicas. Así podés planificar tu jornada de manera más clara y sin dejar todo librado al azar.

Por ejemplo:

• 8:00 a 8:45: escribir un artículo (tiempo de enfoque)
• 8:45 a 9:00: pausa corta y margen de transición
• 9:00 a 9:45: sesión de coaching con un cliente (trabajo prioritario)
• 10:00 a 10:45: otra sesión de coaching con un cliente (trabajo prioritario)
• 11:00 a 11:45: reunión de equipo
• 12:00 a 13:00: entrenamiento y almuerzo (descanso y recarga)

Es como agendar una reunión con vos mismo para avanzar con lo que realmente importa. Para mí, funciona como una lista de tareas, pero en tiempo real. Prefiero usar bloques de 45 minutos porque me deja un poco de aire entre una cosa y otra, además de un mini descanso.

¿Por qué bloquear el tiempo?

Cuando asignás bloques concretos a cada tarea, podés:

• Evitar comprometerte con más de lo que realmente podés hacer.
• Dejar en claro tus prioridades y límites frente a los demás.
• Ver con más precisión en qué se va tu tiempo y hacer ajustes si hace falta.
• Reducir distracciones y la típica parálisis por análisis, porque ya tenés un plan definido.
• Asignar espacios específicos para cada tarea y asegurarte de terminar dentro del tiempo que te diste, como plantea la ley de Parkinson.

Pero el timeboxing no se trata solo de planificar el día. También sirve para mirar hacia atrás. Al terminar la jornada, podés revisar tu agenda, entender cómo trabajás y reconocer lo que lograste.

Agendá también las comidas, el ejercicio o un rato de descanso antes o después de las reuniones, o cuando tenés que ocuparte de tu familia. Por ejemplo, quienes tienen personas a cargo (el 67 %) bloquean su calendario con más frecuencia que quienes no tienen esa responsabilidad (el 33 %).

Probá el bloqueo de tiempo sin agotarte

Muchos lo intentan una vez y lo abandonan porque lo hacen demasiado rígido. La clave está en combinar estructura con flexibilidad. Estos cuatro consejos pueden ayudarte a empezar:

• Elegí una herramienta para organizar tus tareas. Puede ser un calendario digital o en papel: Google Calendar, Outlook, Apple Calendar, o plataformas como Sunsama o Jira si preferís algo más completo para gestionar tareas.
• Arrancá por tus prioridades, no por la bandeja de entrada. Planificá el día bloqueando primero lo importante, no lo urgente.
• Aprovechá tus momentos de mayor energía. Reservá las tareas más exigentes para tu "hora de energía" (suele ser a la mañana) y dejá las más livianas para los momentos en que estés más cansado.
• No te saltees los descansos. Recuperarte también es parte de trabajar bien. Agendá pausas, el almuerzo y un rato para desconectar al final del día.

Acordate: el objetivo no es cumplir el plan al pie de la letra, sino poner límites conscientes a tu tiempo. Así cuidás tanto tu productividad como tu bienestar. Sé flexible y tratate con amabilidad si necesitás reprogramar algo.

La clave: bloquear el tiempo con compasión

En mi libro Timebox, señalo que bloquear el tiempo no tiene como fin hacer más, sino enfocarse en lo que realmente importa, con claridad y cuidado personal. La idea es encontrar un equilibrio entre productividad y bienestar. No se trata de exprimir cada segundo del día para trabajar. 

Organizar bien el tiempo no depende solo de herramientas o trucos: implica construir un equilibrio entre lo que el mundo pide y lo que uno siente. Si priorizás ese equilibrio y prestás atención a cómo te hablás a vos mismo, podés dejar de pelear contra el reloj y empezar a trabajar con vos, no contra vos.

Si llegás tarde con una tarea, en lugar de pensar "soy un desastre para organizarme", probá con "hice lo mejor que pude con el tiempo que tenía, ¿qué puedo hacer distinto la próxima?". No te olvides del avance que ya lograste.

Cuando te sientas sobrepasado, podés preguntarte: "¿Qué puedo hacer hoy, dejando lo demás para más adelante?". Ser compasivo no significa evitar la responsabilidad, sino elegir con intención cuándo vas a hacer las cosas.

La gestión del tiempo no consiste en cumplir todo lo que anotaste, sino en avanzar con lo que realmente vale la pena. Al final del día, lo importante es sentirte bien con lo que hiciste.

Si estás agotado, corriendo de atrás o reaccionando todo el tiempo, tal vez llegó el momento de probar cómo podés usar el bloqueo de tiempo, como ya lo hace el 58 % de tus colegas.

Nota publicada en Forbes US.