La sobrecarga de correos electrónicos es real y probablemente sea un problema para vos. Especialmente si estás activo en línea o tenés un negocio en crecimiento, puede parecer que, por cada cinco respuestas, aparecen diez más. Ignorar a las personas puede no ser lo tuyo, pero simplemente no hay suficientes horas en el día para mantenerte en contacto con todos los que quieren tu tiempo.
Si bien Gmail te ayuda a terminar tus oraciones con su función Smart Compose, no es suficiente. Hay otra manera. Con algunas sugerencias inteligentes, no solo podés entrenar a ChatGPT para escribir en tu estilo, sino que también podés entrenarlo para escribir tus correos electrónicos.
Las respuestas largas se pueden solucionar con este proceso, y solo tenés que configurarlo una vez. Especialmente si sos un creador de contenido, autor o empresario en demanda, seguí estos cinco pasos simples para dejar tu bandeja de entrada en cero en una fracción del tiempo.
1. Prepará el escenario para tu IA
No dejarías que un asistente se perdiera con tus correos electrónicos sin darle suficiente capacitación, y esto no es diferente. La preparación es clave para que este ejercicio sea efectivo. Tu primer aviso debe establecer el escenario y dejar que ChatGPT sepa lo que está por venir.
Acá está el mensaje que debés copiar y pegar: "Me gustaría que proporcionaras respuestas por correo electrónico a los correos electrónicos que recibo. Primero, te mostraré algunos ejemplos de cómo he respondido a correos electrónicos en el pasado. Para comenzar, dí 'vamos' y luego pegaré un correo electrónico y mi respuesta. Cuando hayas hecho eso, sigue respondiendo con 'vamos' hasta que diga 'terminado'. Después de eso, pasaremos al siguiente paso del proceso”.
2. Agregá ejemplos de tus respuestas de correo electrónico
Acá está la parte más fácil, porque ya has hecho el trabajo duro. Dejá que esos correos electrónicos que redactaste diligentemente en el pasado capaciten a ChatGPT sobre cómo escribir los correos que enviará en el futuro.
Encontrá múltiples ejemplos de correos electrónicos y respuestas que hayas intercambiado con otros, y agrupalos para que coincidan con tu intención para un segmento específico de remitentes. Si deseás que ChatGPT te ayude a responder a clientes potenciales, alimentalo con ejemplos de correos electrónicos para clientes potenciales. Si se trata de clientes existentes, miembros del equipo, inversores u otro grupo con el que te relacionás, agregá específicamente ejemplos de correos electrónicos para estas personas. Cuanto más específico, mejor, y siempre podés abrir un nuevo chat para entrenarlo para un grupo diferente.
3. Presentate a vos mismo y a tus objetivos
Es hora de agregar más contexto. A estas alturas, el modelo conoce tu estilo y cómo escribís correos electrónicos, incluso cómo respondés ciertas preguntas. Ahora querés enseñarle sobre vos, para que te entienda como el autor de las palabras. Después de tu mensaje final de "terminado", enviá este aviso: "Ahora te voy a hablar de mí. Soy [el título de tu trabajo y el nombre de la empresa] y ayudo a [público objetivo] a lograr [el resultado que lográs para tus clientes]. Hago esto por [cómo trabajás con tus clientes]. Por favor, dí 'recibido' cuando tengas esto y te daré instrucciones sobre el siguiente paso".
Si bien mi ejemplo se centra en clientes potenciales, debés modificar el tuyo en consecuencia dependiendo de a quién le estés escribiendo. Si vas a responder a los miembros del equipo, incluía tu ethos como líder. Si estás escribiendo a clientes existentes, incluí información sobre cómo te relacionás normalmente con ellos y qué tipo de rol tenés en tu relación, ya sea un educador, un socio responsable, etc. Para lectores y suscriptores, podría ser otra información sobre tu trabajo. Este paso agrega contexto adicional que aporta profundidad a las respuestas que se generarán.
4. Asegurate de que entienda tu estilo
Si seguiste las indicaciones hasta ahora, tu IA de elección ya ha sido equipada con tus correos electrónicos y biografía. Ahora es donde comprobás que entiende tu ambiente con un cuestionario sorpresa improvisado: "Excelente. Ahora que tienes esta información, puedes resumir mi estilo de correo electrónico y mi biografía en los siguientes encabezados: 1. Quién soy. 2. El tono, el estilo y la voz de mis correos electrónicos. 3. Los temas sobre los que me preguntan. 4. Cómo me comunico con mis [clientes, equipo, miembros de la audiencia]. 5 Cualquier punto específico o importante que haya extraído de mis correos electrónicos de ejemplo”.
Leé la respuesta de ChatGPT, respondé con las modificaciones requeridas y pasá al siguiente aviso, donde preparás el chatbot para recibir tus correos electrónicos y ofrecer una respuesta adecuada, en línea con la que escribirías vos mismo.
5. Creá respuestas a tus correos electrónicos
ChatGPT ahora debería decir, "muéstrame el correo electrónico", después de lo cual podés copiar y pegar un correo electrónico en el programa. La respuesta debe tener la longitud especificada, contener la información solicitada, usar la redacción que coincida con tu estilo y responder las preguntas como lo hubieras hechos vos mismo.
Una vez que hayas ordenado este proceso, utilizalo siempre que sea necesario para procesar un lote de correos electrónicos extensos de una sola vez. Volvé a abrir el chat, decile a ChatGPT que estás listo para enviar más correos electrónicos y regenerá las respuestas al contenido de tu corazón.
*Con información de Forbes US
