La tecnología viene modificando la forma en que se hacen negocios, pero todavía hay operaciones en las que el papel y el encuentro físico entre las partes siguen siendo parte de la rutina, a veces un tanto engorrosa. Un contrato de alquiler, un convenio comercial o un acuerdo entre dos personas puede estar prácticamente cerrado de manera digital y, sin embargo, requerir un último paso presencial para poner simplemente la firma.

Ese esquema empieza a cambiar. El Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires (CECBA) presentó esta semana, durante la Expo Real Estate Argentina, la Plataforma Ciudadana de Firmas (PCF), una herramienta gratuita que permite firmar documentos privados de manera remota y completamente digital.

La propuesta apunta justamente a resolver ese cuello de botella: que las partes puedan firmar un documento sin imprimirlo, trasladarse ni coordinar un encuentro físico, pero manteniendo mecanismos de seguridad que permitan verificar que la firma corresponde efectivamente a quien la realizó y que el documento no fue alterado después.

“Vivimos en un contexto de acelerada transformación tecnológica, donde muchas de nuestras tareas pasaron al plano digital. Hoy compramos, trabajamos y gestionamos trámites desde la computadora o el celular. Y en el Colegio lo entendimos hace tiempo: la seguridad jurídica no puede ser un freno para la agilidad, sino el motor que la impulse”, sostuvo María Magdalena Tato, presidenta del Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires durante la presentación.

¿Qué es la firma ológrafa?

La clave para entender el nuevo sistema está en un concepto que puede resultar poco familiar: la firma ológrafa en soporte digital.

La firma ológrafa es, en términos simples, la firma manuscrita que una persona realiza de su puño y letra. La novedad es que, en este caso, el trazo se realiza directamente sobre un dispositivo electrónico, utilizando un lápiz óptico o incluso el dedo.

No se trata simplemente de dibujar una firma sobre un PDF. El sistema registra variables vinculadas al movimiento realizado por la persona -como presión, velocidad y aceleración del trazo- y utiliza esa información como parte del mecanismo de seguridad. Una vez firmado, además, el documento queda bloqueado para impedir modificaciones posteriores.

Es un punto importante porque el objetivo no es solamente reemplazar la lapicera por una pantalla: la plataforma busca preservar las características de una firma manuscrita dentro de un documento electrónico y, al mismo tiempo, garantizar la integridad del archivo. “Nadie puede tomar esa firma y replicarla en un documento”, explicó Tato.

Lo cierto es que, para el mercado inmobiliario, el impacto potencial es concreto. Uno de los usos posibles es en los contratos de alquiler, pero también puede utilizarse para otros documentos privados que no requieren una certificación de firma por parte de un escribano.

Hasta ahora, una operación podía estar acordada entre dos partes que se encontraban en ciudades o países diferentes y aun así terminar dependiendo del envío de documentación, impresiones, firmas y escaneos. Con la PCF, el proceso puede hacerse de manera remota.

La plataforma puede ser utilizada por ciudadanos de todo el país y no tiene costo para los usuarios. Una vez firmado el documento, cada parte conserva su propia copia.

Hay, además, una particularidad respecto del almacenamiento: los documentos permanecen en la plataforma durante 48 horas y luego son eliminados. De esta manera, el sistema busca evitar que la documentación privada quede almacenada de manera permanente en un servidor externo.

¿Qué pasa si una operación necesita un escribano?

La PCF fue pensada para operaciones que no requieren una firma certificada. Pero cuando el negocio necesita un nivel adicional de seguridad jurídica, la plataforma puede conectarse con el Sistema Digital de Firmas (SDF) del Colegio.

En ese caso interviene un escribano, que puede verificar la identidad, capacidad y voluntad de quien firma sin necesidad de que la persona concurra físicamente a una escribanía.

El SDF utiliza videollamada y validación biométrica y permite certificar firmas a distancia. “Un documento certificado mediante este sistema tiene el mismo valor que si la firma hubiera sido reconocida ante un juez”, describió Tato al explicar la nueva herramienta.

La diferencia entre ambos sistemas es, entonces, central: la PCF permite que las partes firmen de manera autónoma documentos privados que no requieren certificación; el SDF incorpora la intervención notarial cuando el acto necesita fe pública.

El lanzamiento apunta a competir, con las plataformas privadas que ya ofrecen herramientas para firmar documentos online. Aunque el diferencial que plantea el Colegio está en el respaldo institucional y jurídico de una entidad con 160 años de trayectoria.

Además de registrar las características del trazo, el sistema impide que el PDF sea modificado una vez firmado. La firma tampoco puede extraerse de un documento para luego copiarla y pegarla en otro archivo.

“En un mundo lleno de fake news, ciberataques y robos de identidad, nos resulta fundamental sostener nuestra misión de custodiar la seguridad jurídica también en el entorno digital”, señaló Tato.

La apuesta de fondo es que la digitalización no implique resignar seguridad jurídica, sino utilizar tecnología para hacerla más accesible y menos burocrática.