Hacé la prueba con un experimento sencillo. Buscá en Google "diapositivas de presentaciones de Steve Jobs" y andá a la pestaña de imágenes. Vas a encontrar cientos de fotos de las ya famosas presentaciones de Jobs. Si mirás con atención sus diapositivas, vas a notar un patrón: casi todas tienen una sola palabra, un número o una imagen impactante.

Seguramente veas la diapositiva icónica con la que presentó el primer iPhone. Muestra tres imágenes que representan un iPod, un teléfono y un comunicador de internet. La idea central era que el nuevo smartphone de Apple iba a integrar esas tres funciones en un solo dispositivo.

En la mayoría de las diapositivas vas a ver una estadística o una cifra que Jobs eligió destacar. En otras aparece una palabra destacada, como "iPhone" en letra grande, seguida de solo cuatro palabras: Apple reinventa el teléfono. 

Jobs entendía algo que muchos oradores pasan por alto: las diapositivas de una presentación tienen que ser tan fáciles de entender como un cartel publicitario. Sí, como un cartel publicitario.

La prueba del cartel publicitario para presentaciones. 

Los carteles publicitarios en las autopistas están pensados para leerse en tres a cinco segundos. Si un conductor no llega a leer el texto o a entender el mensaje en ese tiempo, el anuncio falla: tiene demasiado texto, demasiadas imágenes o demasiados mensajes.

Tu audiencia no está manejando, pero su atención es igual de breve. La prueba del cartel publicitario es clave para crear diapositivas de PowerPoint que impacten y se recuerden. Si tu diapositiva no transmite la idea principal de un vistazo, probablemente tenga demasiada información. Y, en la mayoría de los casos, demasiado texto. Si perdés la atención del público, enseguida se van a distraer con otra cosa: correos, mensajes, apps o incluso sus propios pensamientos, como "¿Cuándo termina esta presentación?".

Aunque la prueba de la pantalla grande siempre fue importante en las presentaciones presenciales, hoy resulta todavía más clave en las virtuales. Si una persona ya se siente abrumada frente a una diapositiva cargada y confusa en una pantalla grande, mucho peor va a ser cuando la vea desde un teléfono, una tablet o una notebook.

En mi trabajo como coach de comunicación ejecutiva, veo seguido presentaciones de negocios con 100 palabras por diapositiva (sí, las conté). Siempre les recuerdo a los oradores que eso no son diapositivas, son documentos o memorandos disfrazados.

Un documento es, simplemente, un documento. Está hecho para leerse solo, con o sin el presentador. Puede tener oraciones largas, subtítulos y hasta viñetas. Las viñetas funcionan bien en correos y documentos porque ordenan la información y facilitan una lectura rápida.

Pero en una diapositiva suelen distraer. La explicación está en un concepto que los neurocientíficos llaman carga cognitiva.

Las diapositivas simples reducen la carga cognitiva.

La carga cognitiva es el esfuerzo mental que el cerebro necesita para procesar información. Aunque pesa apenas kilo y medio, el cerebro humano consume una enorme cantidad de energía. Cuando un presentador proyecta una diapositiva cargada de texto, gráficos y tablas mientras habla, la audiencia se satura.

Las personas pueden prestar atención a una cosa o a otra —a vos o a la diapositiva—, pero no a las dos al mismo tiempo. Y cuando eso pasa, el público se frustra. Antes de armar tu próxima presentación para una reunión virtual, hacé una prueba rápida con un colega o amigo. Mostrale una diapositiva durante tres a cinco segundos y después sacala. Preguntale: "¿Cuál era la idea principal?". Si no puede contestar, probablemente cargaste la diapositiva con demasiada información.

La estrategia híbrida para presentaciones virtuales

Si tu audiencia necesita más información de la que podés dar en vivo —ya sea en persona o en una reunión online—, usá una estrategia híbrida. Mantené las diapositivas simples y claras, y prepará un documento complementario para enviar apenas termine la presentación. En algunos casos, como presentaciones ante el directorio o reuniones con inversores, puede que prefieran leer el material antes. Si es así, mandalo sin problema. Pero para la presentación en vivo, aplicá la prueba del cartel publicitario. Tu público va a agradecer la claridad y te va a prestar más atención.

Acordate: si no podés leer una diapositiva mientras manejás por una autopista, tampoco va a funcionar en Zoom.

*Con información de Forbes US.