Hace poco tiempo Meta sorprendió al mundo corporativo al anunciar que Workplace ya no estará disponible a partir de junio de 2026. Diez millones de usuarios que utilizaban a diario esta plataforma abierta de comunicación en innumerables empresas alrededor del mundo quedaron huérfanos (digitales).

Hace siete años, Workplace había llegado al mundo de la comunicación interna pateando puertas corroídas por el óxido corporativo. En ese tiempo, nuestro día a día fuera de la oficina pasaba de la inmediatez de un live en Facebook a una historia de Snaptchat.  Luego entrábamos en el túnel del tiempo a sentarnos en nuestros escritorios para leer, con mucha paciencia, la revista de la empresa con información vencida de tres meses.

Workplace fue un cross a la mandíbula del sector que lo sacó de la zona de confort. Sin dudas, revolucionó la comunicación interna y fue punta de lanza para transformar la cultura de las organizaciones. 

Desde un colaborador histórico de unos 70 años que se despedía con la voz quebrada en un video selfie ante 1700 compañeros, hasta el CEO de una conocida fintech que tenía su propio grupo donde comunicaba todo: ideas, visión, reuniones, viajes, lives y demás. Sin intermediarios.

Si algo aprendimos en estos años es el poder que tiene democratizar el micrófono. Es realmente increíble lo que se despierta en las empresas que se animan a darle voz a los que no tienen voz, a través de estas plataformas.

Y la fuerza que adquiere el mensaje cuando las personas lo cuentan sin maquillaje corporativo. A cara lavada. Videos sin producción; selfies en el lugar del evento hechas por el mismo colaborador; posteos sobre cierre de proyectos, sin usar el manual de marca.  Aprendimos que las comunicaciones auténticas son las que tienen mayor engagement. 

Ya con la noticia sobre la mesa, en muchas organizaciones se preguntan: ¿y ahora qué? Hay vida después de Workplace. Las plataformas son un medio, no un fin. La tecnología es reemplazable. Las apps pasan, las personas y la cultura quedan.

¿Qué plataformas pueden ocupar el sitio que Workplace deja vacante? En principio podemos mencionar algunas como Workvivo, Humand o Viva Engage. ¿Cuál es la mejor? Tal vez no sea esa la pregunta correcta, porque cada empresa tiene sus necesidades y hay que encontrar cuál es la plataforma que más las contempla.

Workvivo, que pertenece a Zoom, es la herramienta que Workplace recomienda para continuar con este servicio. Permite un nivel alto de customización en todo el layout de la plataforma, brinda la posibilidad de hacer podcast, destacar noticias, cuenta con chat incorporado, y la experiencia del usuario es bastante similar a la de Workplace, incluso en el esquema de grupos, que aquí se llaman espacios. Si lo que se busca es abrir la comunicación interna e impulsar la cultura con una identidad corporativa propia, es una buena opción.

El core de Humand, en tanto, es centralizar la comunicación interna, la cultura y la gestión de personas. Especialmente esto último. Es muy fuerte y completa en formularios y trámites, vacaciones, tickets, permisos, cambios de turno, capacitación, onboarding, encuestas, todo resuelto dentro de la plataforma. Ofrece además la pata de comunicación, con su correspondiente apartado de chat. Si el objetivo es centralizar toda la gestión de recursos humanos dentro de una misma app, es la que mejor responde a eso.

Por último, Viva Engage, la plataforma de comunicación abierta de Microsoft, es la app más conveniente en caso de que la decisión sea abrir la comunicación interna basándose en Office 365 y conformando un ecosistema con Teams y demás herramientas de la marca. La versión básica viene dentro de las licencias corporativas de Microsoft. Desde la experiencia de usuario, Workplace estaba un paso adelante, pero Viva Engage mejoró muchísimo sus funcionalidades. 

Sin embargo, más allá de los nombres, las especificaciones, ventajas y desventajas de cada solución, lo importante es la decisión de continuar por este camino de apertura y democratización de la comunicación interna que marcó un cambio y que ha mejorado notablemente el funcionamiento de las organizaciones. Ese es, en definitiva, el gran legado de Workplace.

 *La columna fue escrita por Julián María Iturrería, jefe de Digital Engagement en BW Comunicación Interna.