El concepto de mentalidad minimalista se reduce con frecuencia a un cliché, pero describe la simplicidad intencionada que persigo cada día (hay que admitir que algunos días es más esforzarse que simplificar).

El minimalismo creció en popularidad y por una buena razón: los estudios demuestran que una mentalidad minimalista puede conducir a una mejor salud mental y física, así como a menos estrés y más felicidad.

Incluso como experta en el lugar de trabajo con un libro llamado Why Simple Wins (Por qué lo simple gana), las vacaciones son una época que supone un desafío para elegir menos en lugar de más. 

Los calendarios sobrecargados y los plazos de fin de año son inevitables, por lo que me resulta útil centrarme en los aspectos de mi vida laboral que realmente puedo controlar. Las cuatro tácticas siguientes están diseñadas para convertir sus hábitos de diciembre en rutinas de enero, ahorrándole tiempo y energía:

1. Practique el timeboxing: adoptado de los principios ágiles, el timeboxing le ayuda a asignar plazos realistas pero fijos a sus tareas. En lugar de centrarse en completar una tarea grande, divídala en actividades paso a paso y -similar al método Pomodoro- asigne una cantidad fija de tiempo para terminar cada paso. Según mi experiencia, cuando un plazo es el principal motivador, la eficacia tiende a sacar al solucionador de problemas creativo que todos llevamos dentro.

2. Cree una lista de tareas pendientes: una forma consciente de desprenderse de las tareas improductivas y hacer espacio para el nuevo año es identificar todas las tareas que le hacen perder el tiempo y las reuniones de poco valor en su vida laboral (y en la de su equipo) y comprometerse a evitarlas durante los próximos 12 meses. 

Para determinar lo que debe presentarse en su lista de tareas pendientes, responda objetivamente a estas seis preguntas:

- ¿Cuáles de nuestras tareas/reuniones actuales no aportan valor a la empresa?

- ¿Hay otra persona/equipo que ya esté realizando esta tarea y podría asumirla en solitario?

- ¿Afectaría si dejara de hacerse esta tarea/reunión? (Si la respuesta es "no", deshágase de ella inmediatamente).

- ¿Qué pasos podrían eliminarse de esta tarea?

- Si tuviéramos que ceder dos de nuestras responsabilidades, ¿Qué habría que ceder y a quién? ¿Qué nos impide hacerlo hoy?

- ¿Cuáles de nuestras tareas o reuniones diarias podrían convertirse en semanales? ¿Qué tareas semanales podrían hacerse mensuales?

3. Potencie la inteligencia artificial para simplificar su bandeja de entrada: dedique menos tiempo al correo electrónico utilizando EinsteinGPT de Salesforce, Shortwave o Microsoft Dynamics 365 Copilot. Elija sabiamente: una diferencia clave entre las herramientas es la compatibilidad de cada plataforma con otro software y servicios. 

Copilot está construida sobre la plataforma en la nube Azure de Microsoft y funciona bien con otras aplicaciones de Microsoft y Salesforce. Shortwave está construida sobre Gmail y se enorgullece de ser abierta y descentralizada. Mientras tanto, EinsteinGPT está construido sobre la plataforma Salesforce y proporciona capacidades ChatGPT para Slack.

4. Diga "no" con elegancia: el 2024 puede ser el año en el que domine el arte de decir "no" con intención para poder decir "sí" con propósito. 

Las 10 frases siguientes están probadas para rechazar con firmeza las peticiones sin ofender a la persona que demanda su tiempo. Algunas respuestas son ideales para conversaciones en persona y otras son más adecuadas para el correo electrónico o Slack. 

Aunque todas están diseñadas para evitar un debate posterior, decida qué frases le resultan naturales y póngalas en rotación diaria:

- "No puedo hacerlo, pero déjeme ver si puedo recomendarle a otra persona".

- "Ojalá pudiera, pero ahora mismo no acepto nuevos proyectos. "

- "Me temo que ahora necesito centrarme en [X]".

- "Desgraciadamente, mi tiempo ya está ocupado".

- "No puedo dedicarle el tiempo que necesitaría".

- "Es un honor que me lo pida, pero esta vez no puedo ayudarle".

- "Ojalá pudiera hacer que esto funcionara... pero no puedo".

- "Desafortunadamente, no podré encontrar ancho de banda para esto."

- "Me encantaría, pero no puedo".

- "Es esa época del año en la que debo decir que no".

Extienda estos hábitos de ahorro de tiempo en su 2024 y tendrá una ventaja a la hora de cultivar una mentalidad minimalista. 

Recuerde que el objetivo de minimizar no es simplificar en exceso; se trata de hacer elecciones deliberadas sobre cómo invierte su tiempo y energía.

Si adopta estas cuatro tácticas, podrá desarrollar nuevas rutinas que apoyen sus objetivos empresariales junto con su salud mental y su bienestar físico.

Nota publicada en Forbes US.