Siete errores de comunicación que te hacen parecer menos competente y tímido
Es importante elegir las palabras correctas, pronunciarlas con seguridad, y mostrar un lenguaje corporal que acompañe tu crecimiento profesional. Descubrí qué actitudes te pueden perjudicar.

Aunque tu objetivo sea transmitir confianza cuando comuniqués tus ideas, ya sea por correo electrónico, entornos virtuales o en persona; una actitud arrogante, como la de un vendedor de autos usados, no es probablemente la mejor estrategia.  Para parecer seguro y eficiente evitá estos errores de comunicación:
 

Órdenes y peticiones suaves
 

No es lo mismo decir: "¿Podrías firmar y devolver este formulario?" "¿Considerarías asistir a esta reunión para ofrecer tu opinión?" o "Estos informes tienen que entregármelos semanalmente". 

Consejo: La gente utiliza frases "suaves" pensando que suenan menos agresivas. En cambio, pueden sonar débiles, poco autoritarias, no urgentes. Siempre podés sumar frases de cortesía sin dejar de exponer tu pedido u orden de forma directa y segura. 

 

Por ejemplo:

-- "Por favor, firmá y devolvé este formulario cuando puedas".

-- "Si podés asistir a la reunión, agareceré tu aporte".

-- "Por favor, presentame estos informes semanalmente".

Por supuesto, a veces, puede sonar tentativo y no demandante. Intentá sonar educado, pero seguro de vos mismo y eficiente.

 


Tiempos tentativos
 

Ejemplos: "lo antes posible", “cuando te venga bien”, "en los próximos días"… Si no tenés en mente un plazo concreto, dejás que la otra persona decida cuándo responder. Y muchas veces eso sale mal.

Ese pensamiento erróneo da lugar a tener que enviar correos electrónicos "recordatorios" porque el primer pedido fue poco claro. En realidad, es bastante descortés e irritante recibir un correo electrónico de seguimiento diciéndote que tenés que terminar algo para el día siguiente. 

Consejo: si tenés en mente un plazo concreto, decilo. Siempre podés dar a tu compañero o colaborador una alternativa. Ejemplo: “Necesitamos que nos devuelvas estos formularios a más tardar el 2 de junio. Si no pueden cumplir ese plazo, avisen cuándo podemos esperar su información”.

 


Las palabras correctas
 

Ejemplos: “Este programa informático probablemente resolverá la situación”; "cuando recibamos todas las propuestas, podremos evaluarlas tranquilamente sobre una base realmente comparativa". Fijate en las palabras en cursiva.

Consejo: eliminá los adjetivos y adverbios. Limitate a los sustantivos y los verbos para que lleven el peso de tu mensaje. Aunque las palabras ambiguas te dan margen para interpretar a tu antojo, suenan tímidas y carecen de impacto.
 

Adjetivos impresionantes
 

Ejemplos: "Keith hizo una presentación asombrosa". (¿En serio? ¿La presentación le valió un contrato? ¿Un ascenso o aumento?) Agente: "¿Tiene su carné de conducir?". (Mostrás tu carné como identificación.) El agente responde: "Impresionante. Gracias". (¿En serio? ¿Mostrar tu carné de identidad es algo asombroso? ¿Qué diría si te viera hacer un salto de 12 metros desde un acantilado?).

 

Consejo: utilizá descripciones apropiados. Recurrir a clichés como "absolutamente", "asombroso" e "increíble" te hace parecer un comunicador descuidado y perezoso en lugar de un profesional elocuente.
 

Comunciación no verbal
 

Las mujeres, y con más frecuencia los hombres, tienden a asentir cuando alguien les habla. Con ese asentimiento, están comunicando "Te escucho. Entiendo lo que decís". El asentimiento puede o no significar acuerdo. Pero los demás interpretan con frecuencia que ese asentimiento significa: "Estoy de acuerdo". Un error total.

Otros errores de movimientos: inclinar la cabeza hacia un lado (con frecuencia comunica timidez y/o necesidad de aprobación). Inclinar la barbilla hacia abajo y hacia un lado mientras mira hacia arriba (con frecuencia comunica la necesidad de aprobación.

 

Consejo: a menos que pretendas comunicar aprobación, mentené la cabeza quieta y la barbilla nivelada mientras escuchás a los demás.
 

Dudas e insinuaciones
 

Ejemplos: "Sólo quería preguntarte si .... "Me preguntaba...." "Sólo estamos haciendo un seguimiento para confirmar que..."

Consejo: Abandoná las entradas tentativas en correos electrónicos y conversaciones. Tenés derecho a hacer una pregunta, solicitar una opinión, ofrecer una sugerencia o lo que sea. Así que andá directamente al grano con: "Estamos haciendo un seguimiento para confirmar que...". O: "Tengo una pregunta sobre la próxima cumbre: ¿Tiene previsto ...."

 


Saludos 
 

Ejemplos: "Espero que te encuentres bien", utilizado como apertura. "Si tenés más preguntas, no dudes en ponerte en contacto conmigo", utilizado como cierre. "Te agradecemos", utilizado como cierre.

Consejo: las palabras de cortesía en un correo electrónico o en una conversación construyen una relación sólida. Sólo tenés que asegurarte de que suenen sinceras y originales para el mensaje y la persona. Si el estreno o el cierre parecen extremadamente formales, sonará forzado. Pensalo de nuevo.

Cualquiera de las siguientes puede funcionar como una línea de cierre original: "Si necesitás más detalles sobre el tema, podés comunicarte a…". O "Espero que pasés unas buenas vacaciones". O "Si tenés preguntas sobre…, dirigite a …". Elegí tus palabras en función de la imagen y el impacto que pretendés causar. La confianza y la competencia como comunicador dan grandes beneficios, tanto a nivel personal como para tu organización.

Nota publicada en Forbes US.