Peter Drucker fue claro: "Una empresa con demasiadas reuniones es una empresa enferma." Hoy, la 'Reunionitis' se ha convertido en una patología organizacional extendida. Diagnosticarla a tiempo y aplicar el tratamiento adecuado puede marcar la diferencia entre equipos que avanzan y otros que se estancan en círculos de conversaciones inconducentes y muchas veces frustrantes.

Este artículo expone los síntomas más comunes de la reunión disfuncional, las diferencias entre encuentros virtuales y presenciales, y prescribe estrategias prácticas para que cada reunión sea una dosis de productividad, no una pérdida de tiempo.

Síntomas: señales claras de una reunión enferma

Las organizaciones afectadas por la Reunionitis crónica presentan una serie de síntomas fácilmente reconocibles:

1. Organización deficiente

• Reuniones sin objetivo claro: generan confusión.
• Falta de agenda previa: nadie sabe a qué va.
• Participantes innecesarios: exceso de "pacientes" sin diagnóstico.
• Horarios mal elegidos: baja energía y poca disposición.
• Fallas técnicas en reuniones virtuales: el sistema inmunológico digital colapsa.

2. Participación desequilibrada

• Monólogos dominantes: asfixian la colaboración.
• Silencio generalizado: apatía, miedo o desinterés.
• Conversaciones que se desvían del tema principal: fiebre de temas irrelevantes.
• Interrupciones constantes: pérdida de ritmo cardíaco del grupo.

3. Duración excesiva

• Reuniones interminables: fatiga crónica.
• Mala gestión del tiempo: desnutrición en temas clave.
• Encuentros por costumbre: adicción a la charla sin sustancia.

4. Resultados nulos o confusos

• Decisiones borrosas: diagnóstico sin tratamiento.
• Falta de seguimiento: abandono del paciente.
• Minutas ausentes o vagas: historia clínica perdida.
• Sensación de pérdida de tiempo: baja moral y resistencia al tratamiento.

Diagnóstico: ¿para qué sirve una reunión?

Antes de aplicar remedios es necesario un buen diagnóstico diferencial. Una reunión saludable reconecta al equipo con su propósito, alinea esfuerzos y toma decisiones concretas. Pero muchas veces la reunión pierde su sentido, se vuelve rutinaria, improductiva o incluso contraproducente...

Convocar por costumbre, "para que estén informados", o excluir voces valiosas "para que no complique la decisión" son síntomas de una cultura que usa las reuniones como placebo, no como remedio real.

Reuniones virtuales vs. presenciales: distintos entornos, distintos riesgos

Ambos formatos tienen ventajas y también efectos secundarios. Conocer sus diferencias permite elegir el método más adecuado según el "cuadro clínico" del equipo o la situación particular.

Las reuniones virtuales y presenciales tienen diferencias significativas en varios aspectos. En cuanto a interacción, las reuniones virtuales suelen ser limitadas, ya que el lenguaje no verbal es más pobre y la comunicación se limita en gran medida a las palabras. En cambio, las reuniones presenciales permiten una interacción más rica, con contacto humano directo y una mejor comprensión de las señales no verbales.

En términos de distracciones, las reuniones virtuales presentan un nivel más alto, ya que los participantes pueden estar haciendo multitarea, revisando correos electrónicos o lidiando con distracciones del entorno. En las reuniones presenciales, las distracciones son menores, ya que el enfoque colectivo tiende a ser más fuerte.

En cuanto a la logística, las reuniones virtuales son más simples, ya que no requieren traslados ni gestión de espacio, solo una plataforma adecuada. Las reuniones presenciales, por otro lado, requieren coordinación de tiempos y espacios comunes, lo que puede resultar más complejo.

Los problemas técnicos son más frecuentes en las reuniones virtuales, como fallos en la conexión, el audio o la plataforma utilizada.

Finalmente, la fatiga en las reuniones virtuales tiende a ser mayor, ya que la pasividad frente a la pantalla puede generar cansancio. En las reuniones presenciales, la fatiga es menor, ya que permite pausas, movimiento y un ambiente más dinámico que ayuda a mantener la energía viva.

Posología recomendada:

• Para decisiones rápidas, actualización operativa o coordinación táctica → virtual.
• Para co-creación, conflictos delicados o conversaciones estratégicas → presencial.
   

Tratamiento: cómo curar una reunión ineficaz

Antes de la reunión: definir el objetivo, agenda breve, formato adecuado.
Durante: respetar agenda, participación equilibrada, acuerdos claros.
Después: minuta breve, seguimiento, evaluación de efectividad.

 Antes de la reunión — Prevención primaria

• Diagnóstico claro: definir el propósito.
• Planificación quirúrgica: agenda breve y participantes precisos.
• Elección del canal correcto: virtual o presencial, según la "patología" a tratar.
• Chequeo técnico: verificar herramientas digitales si aplica.

 Durante la reunión — Cirugía en curso

• Respetar la agenda: el bisturí no divaga.
• Moderación activa: equilibrio entre voces.
• Anotar acuerdos y responsables: dejar trazabilidad del procedimiento.
• Control del tiempo: evitar la anestesia prolongada.

 Después de la reunión — Rehabilitación

• Minuta breve y clara: el alta médica escrita.
• Seguimiento de tareas: terapias postoperatorias.
• Evaluación de efectividad: control de calidad del tratamiento.

Inmunidad organizacional: diversidad y creatividad como vacuna

Los equipos diversos —por formación, experiencia o marcos mentales— generan más innovación, aunque requieran más gestión. Rotar facilitadores, aceptar el disenso y sumar voces distintas es clave para evitar recaídas culturales.

Un sistema inmune fuerte no teme al disenso. Las reuniones con personas de distintos perfiles, áreas y pensamientos son menos cómodas, pero mucho más sanas.

Los equipos homogéneos tienden a reforzar sus propios sesgos. Ven poco más allá de sus experiencias y tienden a caer en la cámara de eco. Los equipos diversos, en cambio, cuestionan, contrastan y descubren ángulos nuevos. Como toda vacuna, puede dar fiebre al principio, pero ayuda a largo plazo.

Para fomentar creatividad y diversidad en reuniones:

• Incluir miradas externas y perspectivas diferentes.
• Rotar la facilitación. Que no sea siempre el mismo.
• Valorar el conflicto como motor de innovación.
• Romper con el culto a la unanimidad. El consenso es tentador y muchas veces acalla voces disidentes.

Inspirados por Amazon, muchos líderes adoptan la "regla de las dos pizzas": si no podés alimentar al equipo con dos pizzas, es demasiado grande. A eso se suma otra dosis, también de Jeff Bezos: una reunión, un objetivo, un resultado.

Contraindicaciones: lo que debemos evitar

Toda buena medicina incluye una lista de contraindicaciones. Estas prácticas deben ser eliminadas o, al menos, reducidas al mínimo:

• Reuniones sin agenda.
• Convocar sin necesidad real.
• Reuniones que solo repiten lo ya dicho.
• Encuentros sin principio ni final claro.
• Cadenas de reuniones para preparar otra reunión.
• No dar espacio para actuar entre una reunión y otra.
• No transformar las decisiones en acción.

En definitiva, la peor recaída es la repetición ciega.

Conclusión: curar la cultura, no solo la reunión

La Reunionitis se combate con más conciencia de la enfermedad. Las organizaciones que se curan no son las que tienen menos reuniones, sino las que solo tienen las necesarias, bien diseñadas y orientadas a resultados.

Cada reunión debe ser vista como una intervención clínica. No se trata de reunirse más, sino de reunirse mejor.

"La diferencia entre un remedio y un veneno es la dosis."
— Paracelso

Lo mismo aplica a las reuniones. En su justa medida, pueden ser el mejor antídoto para la descoordinación y la confusión. Pero en exceso, se convierten en el veneno que drena el tiempo, la energía y el entusiasmo.

Porque cuando el tiempo es un recurso escaso y la atención un bien valioso, una mala reunión es un síntoma de que algo más profundo no está funcionando.